Aún hay muchos empresarios que no están al tanto de la gestión del oficial de cumplimiento, o tan siquiera de si están obligados o no por la legislación de cada país para tener dentro de su compañía dicho cargo. Por esto, antes de hablar del oficial de cumplimiento, queremos aclarar que, en el caso de Colombia, la Superintendencia de Sociedades dispuso que las compañías o entidades que tengan o hayan tenido ingresos o activos totales superiores a los 40.000 SMLMV son sujetos obligados del SAGRILAFT y por ende, deben contar con un oficial de cumplimiento en su compañía.
Además de SAGRILAFT también se debe cumplir con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial-PTEE, y protección de datos personales (PDP), donde un oficial de cumplimiento es necesario para su gestión.
Haciendo este pequeño repaso, a continuación, explicaremos las diferentes labores y condiciones que requiere un funcionario de cumplimiento, los distintos escenarios donde es aplicable y algunos puntos clave que usted o su equipo deben tener en cuenta.
¿Quién es el oficial de cumplimiento?
Un Oficial de Cumplimiento, es una persona natural designada por Junta Directiva o Máximo Órgano Social, está encargado de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM/C/ST. Su perfil se señala en la normativa de la superintendencia de sociedades.
¿El oficial en Compliance es un gasto?
El cargo de Oficial de Cumplimiento es un cargo aplicable a empresas de todo el mundo en distintos sectores económicos. Principalmente ha estado orientado a empresas que están en constante búsqueda de la calidad, además de organizaciones que se centran en utilizar instrumentos modernos de administración, tecnología y procesos, para desarrollar la comercialización de sus productos y de esta forma, seguir ofreciendo sus servicios con éxito, en un ambiente de competencia mundial.
El Oficial de Cumplimiento, en ocasiones denominado Compliance, tiene una trayectoria en Colombia de muchas décadas en el sector financiero como son: bancos, seguros, valores y casas de cambio; el cargo de Compliance se ha mantenido especialmente asociado al riesgo de lavado de activos, y en los últimos 20 años al riesgo de financiación de actividades del terrorismo (LA/FT). La financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, si bien también hace parte de los riesgos del Sistema que debe coordinar el oficial de cumplimiento, hay que reconocerlo, ha terminado siendo un agregado más a los manuales: /FPADM.
En Colombia, hace pocos años, con ocasión de la incorporación del país a la OCDE- Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, las empresas de todos los sectores de la economía, deben cumplir con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial-PTEE, esta implementación contribuye a la prevención y detección de prácticas corruptas, tales como, el soborno transnacional y el cohecho por dar u ofrecer.
En el sector real colombiano, las APNFD-Actividades Profesionales No Financieras Designadas, supervisados por casi una decena de superintendencias[1], ha llegado tarde como la famosa balada “Mi Eterno Amor Secreto” de Marco Antonio Solis y así, como esta famosa composición es a veces la labor del Oficial de Cumplimiento “un viaje sin boleto”. Y como la canción, a veces las organizaciones hacen cuenta de que estos delitos no existen.
Al contrario de lo cuenta esta melodía, no se puede inventar un modelo para vivir sin estos delitos. Todo lo contrario, cada día hay que diseñar y desarrollar controles, estrategias y reforzar lineamentos que minimicen la posibilidad de que ganancias, recursos o dineros ilegales, contagien la empresa.
El día que las empresas entiendan que esta labor no la puede hacer cualquiera y que se requiere de recursos técnicos, humanos y logísticos, habrá menos posibilidad de materialización. El oficial Compliance no es un gasto, es un seguro.
¿Qué requisitos debe cumplir el oficial de Cumplimiento o Compliance?
Quien ejerce el cargo, debe ser una persona natural con:
- Título profesional.
- Experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riesgos de LA/FT/FPADM/C/ST,
- Conocimientos en materia de administración de riesgos y del negocio,
- Estar domiciliado en Colombia. La tercerización no aplica en todas las legislaciones del mundo.
- Capacidad de tomar decisiones…
Hasta aquí son aptitudes, conocimientos de la persona que opta por el cargo.
Hay otros requisitos o exigencias que definitivamente dependen del sujeto obligado, como son:
- Capacidad de tomar decisiones y tener comunicación directa con la junta directiva,
- Apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico,
- No pertenecer a la administración, órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal),
- Para un grupo empresarial declarado, podrá ser la misma persona para todas las Empresas
- No fungir en más de diez (10) Empresas Obligadas (no compitan entre sí).
Esta última exigencia está relacionada con el hecho de que conforme a lo dispuesto en normativa que rige el PTEE y el SAGRILAFT, el Oficial de Cumplimiento podrá o no ser empleado de la Empresa Obligada, es de tener en cuenta que el servicio de tercerización de oficial de cumplimiento SARLAFT no es aplicable en la legislación nacional.
Cuando el Oficial de Compliance no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, el oficial cómo persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas de Debida Diligencia dispuestas en el Capítulo X-SAGRILAFT y Capitulo XIII-PTEE de la Circular Básica jurídica.
Una persona jurídica puede prestar el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado, en el caso de Risk Consulting Global Group ofrecemos dicho servicio con planes a la medida de su compañía[2], donde se designará una persona natural que tenga la aptitud y actitud para ejercer el cargo. El servicio de tercerización debe estar orientado a cumplir a cabalidad con las funciones del Oficial de Compliance dentro de la organización, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Sociedades según los respectivos capítulos señalados en el párrafo anterior.
[2] Nuestro portafolio de servicios, lo podrá visualizar con mayor detalle en nuestra página web.
¿Habilidades Blandas para el Compliance?
- El funcionario de Cumplimiento debe tener un liderazgo directivo y estar en la capacidad de dirigir a sus colegas de otras áreas a partir de la estrategia de Junta Directiva para ejecutar acciones eficaces que permitan evidenciar las acciones de prevención.
- Un Compliance, debe establecer los lineamientos para que las áreas sensibles al riesgo LA/FT/FPADM/C/ST trabajen en equipo y no pugnen por evadir la responsabilidad; sino más bien compitan por quien se esfuerza más para ejecutar las tareas de prevención.
¿Qué debe Hacer un oficial de Cumplimiento Tercerizado?
Si en algún momento, ha tenido la idea de que la tercerización puede ser una opción viable, sugerimos tener en cuenta que el servicio incluya lo siguiente:
- Brindar apoyo al Máximo Órgano Social para que a través de las actas de reunión evidencie cumple con sus obligaciones detalladas en la Circular Básica Juridica de SuperSociedades.
- Brindar apoyo al Representante Legal en la gestión que debe realizar para cumplir con sus obligaciones en compliance, estipuladas en al Circular Básica Juridica de SuperSociedades.
- Contribuir al establecimiento de procedimientos de control que fomenten al interior de la organización, una cultura de mitigación de riesgos vinculados a los delitos que se deben prevenir.
- Ejecutar el Programa de capacitación integral.
- Desarrollar un Plan de difusión mediante contenidos atractivos que incentiven la realización de negocios transparentes.
- Realizar los Reportes que sean solicitados por los entes de control y vigilancia.
- Atenderlas visitas de inspección in situ y extra situ que realicen los entes de supervisión.
- Pronunciamientos ante posibles oportunidades de mejoras.
- Diseño de planes de acción y seguimiento de ejecución de tareas que permitan subsanar las deficiencias reveladas por auditores.
- Presentar informes periódicos con los resultados de la gestión de monitoreo y seguimiento.
¿Es posible tercerizar el oficial de cumplimiento para SAGRILAFT y SARLAFT?
Se puede tercerizar el cargo de Oficial de Cumplimento para SAGRILAFT, para PTEE o para ambos ya que puede ser la misma persona. Sin embargo, para SARLAFT no es posible la tercerización, aun así, en Risk Consulting Global Group podrás tener acompañamiento para cualquier implementación en Compliance, descubre nuestros servicios aquí.
RECUERDA. Es importante recalcar que el sistema de prevención de lavado de activos establecido dentro de la organización requiere el compromiso del Máximo Órgano Social de la entidad. Las empresas de clase mundial avanzan en los negocios cuando rinden culto, se preocupan y hacen gestión cuidando, conservando y desarrollando una cultura organizacional transparente.
Es el liderazgo, es el modelaje la acción de mitigación más efectiva.
Todos los ciudadanos de distintas latitudes del mundo tenemos palabras altisonantes para gobernantes y demás funcionarios públicos que roban las arcas públicas. Pero ¿qué palabras merecen los particulares? Las personas o empresas con conductas encaminadas a beneficiarse de la comisión de delitos contra la administración o el patrimonio público o en la comisión de conductas de Soborno Transnacional.
Sabemos que la gestión del Empleado funcionario de cumplimiento conlleva grandes responsabilidades y labores dentro de las compañías, y puede haber dudas aun sobre el cargo o su gestión, por esta razón queremos finalizar nuestro artículo con una sección de preguntas frecuentes que tanto usted como su compañía podrían apreciar.
¿Quién puede ser el oficial de cumplimiento?
Se debe tener en cuenta que como requisito para fungir como oficial de cumplimiento el individuo debe ser persona natural con un título profesional, además de este requisito la persona debe acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riesgos. Además, es ideal que tenga Conocimientos en materia de administración de riesgos y del negocio en sí.
¿Qué es un oficial de compliance?
Un Oficial de Cumplimiento, es una persona natural designada por Junta Directiva o Máximo Órgano Social, está encargado de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM/C/ST. El cargo de Oficial de Compliance es un cargo aplicable a empresas de todo el mundo en distintos sectores económicos
¿Qué es el proceso de tercerización?
La tercerización de procesos también conocida como outsorsing es la practica donde una empresa contrata a un tercero con personal capacitado recursos técnicos, humanos y logísticos, para cumplir con las labores asignadas, en este caso la gestión de riesgos y compliance.
Es importante recalcar que el sistema de prevención de lavado de activos establecido dentro de la organización requiere el compromiso del Máximo Órgano Social de la entidad. Las empresas de clase mundial avanzan en los negocios cuando rinden culto, se preocupan y hacen gestión cuidando, conservando y desarrollando una cultura organizacional transparente.
Juntos hay que lograr el objetivo de mitigar adecuadamente el riesgo de contagio.
Además, recuerde que puede dejarnos sus preguntas o comentarios en la sección designada más abajo para así poderle ayudar a aclarar las dudas que se puedan presentar.
