El oficial de cumplimiento es la persona natural designada por la Empresa que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación de riesgos de lavado de activos y delitos relacionados, incluidos la financiación al terrorismo. Existen dos cargos: (i) el oficial de cumplimiento principal y (ii) el oficial de cumplimiento suplente.
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Funciones de un oficial de cumplimiento
Cada norma en Colombia tiene una lista importante. Generalmente sobre pasan las 15 responsabilidades o atribuciones para el Oficial de Cumplimiento.
Las podemos resumir en: Participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del sistema de administración de riesgo relacionado con los delitos propios del crimen organizado.
Lo esencial para llevar a cabo sus funciones y/o atribuciones es contar con el apoyo efectivo de la administración de la empresa.
La correcta gestión del Oficial de Cumplimiento en el control y monitoreo de los riesgos es imprescindible, de ahí que la ausencia de tales responsables puede conllevar resultados negativos para las empresas en lo referente a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
¿Qué pasa si renuncia el oficial de cumplimiento principal y/o suplente?
Según el numeral 1.5.1 del Capítulo II, Título IV, Parte I de la CBJ de la Superintendencia Financiera en adelante SFC, detalla el caso respecto a la renuncia ya sea del oficial de cumplimiento oficial y/o suplente:
“Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta Superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en la presente Circular, dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma “Hoja de vida”. El responsable del trámite debe conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.
En caso de renuncia al cargo, y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, o pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponde a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la SFC, adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003”.
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¿Qué pasa si el oficial de cumplimiento principal y/o suplente es removido?
En el numeral 1.5.2 del Capítulo II, Título IV, Parte I de la CBJ de la SFC, indica:
“En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite debe informar a la Superintendencia dentro de los 45 días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite debe diligenciar la proforma electrónica “Hoja de vida”. En todo caso, corresponde al responsable del trámite conservar los soportes que acrediten tal decisión.
Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada conforme el numeral antes mencionado, podrá adelantar el trámite. Revisar también el párrafo final del subnumeral 1.5.1.
En efecto, de acuerdo con lo señalado anteriormente, no solo es necesario que se adelanten las gestiones dentro de los 45 días corrientes, sino que también es indispensable, para solicitar el trámite de posesión de la persona que se desempeñará como Oficial de Cumplimiento Principal y/o Suplente, presentar un candidato que cumpla con el requisito de tener conocimiento en materia de administración de riesgos.
Vinculado a esto, no basta con presentar candidatos en el lapso dispuesto por la norma para el efecto, sino que se requiere, además, que las personas que postule la Entidad Vigilada para desempeñar el cargo de Oficial de Cumplimiento Principal y/o Suplente acrediten los requisitos exigidos por la SFC para autorizar la posesión correspondiente.
Riesgo al que se expone la entidad vigilada por la SFC al tener la ausencia de un OC
Uno de los elementos más importantes de un Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo de cualquier entidad, lo constituye la designación de un Oficial de Cumplimiento.
Si la Entidad Vigilada durante un período de tiempo no llegase a contar con este, denota la falta de diligencia, poniéndose en riesgo de permitir la materialización del riesgo reputacional, legal o de contagio en el desarrollo de su objeto social, por no existir un funcionario responsable de la administración del riesgo de LA/FT/FPADM en todos sus aspectos.
Sanciones por no reportar la renuncia o remoción dentro de los tiempos establecidos
A continuación, se enuncian las implicaciones que acarrea el no reportar ante la SFC, la renuncia y/o remoción ya sea del oficial de cumplimiento principal o suplente dentro de los 45 días siguientes a la aceptación de esta e iniciar trámites de posesión del nuevo funcionario dentro de los 45 días corrientes a la renuncia o remoción:
- La SFC puede formular pliego de cargos contra la entidad vigilada, por el incumplimiento de los subnumerales 1.5.1 y 1.5.2 del Capítulo II, Título IV, Parte I y 4.2.4.3.1.7. del Capítulo IV, Título IV, Parte I, de la CBJ.
- La SFC en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las que le confiere los artículos 49, el literal s) del artículo 50, en concordancia con lo previsto por los artículo 51 a 55 de la Ley 964 de 2005, y del artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y de las facultades previstas en el artículo 11.2.1.4.29 del decreto 2555 de 2010 y conforme a las reglas pertinentes del régimen sancionatorio contemplado en el numeral 4 del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, puede llegar a aplicar medidas penales, civiles o administrativas, para las personas naturales o jurídicas, que incumplan con los requisitos ALA/CFT. La SFC puede imponer amonestaciones, multas, suspensiones y remociones.
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