Sobre la tercerización del rol del Oficial de Cumplimiento

Sobre la tercerización del rol del Oficial de Cumplimiento

Recordemos que la Superintendencia de Sociedades modificó de manera integral el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, a través de la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, en la que se expresa que:

“Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.1.4.3.1.

En otras palabras, la Superintendencia de Sociedades da vía libre a que el rol del Oficial de Cumplimiento sí pueda ser desempeñado por un tercero y participe en el diseño e implementación del SAGRILAFT de su empresa, no sin antes advertir ciertos requisitos.

¿Cuáles son?

  1. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
  2. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa.
  3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
  4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
  5. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
  6. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.
  7. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

¿Cuáles son algunos de los beneficios de tercerizar el rol del Oficial de Cumplimiento?

  1. Contar con profesionales especializados en Administración de Riesgos.
  2. Evitar sanciones administrativas y/o penales por incumplimientos normativos.
  3. Independencia total al no pertenecer a los órganos de administración internos de la empresa, ni de auditoría o control, por lo cual se dará cumplimiento a la normatividad vigente.
  4. Equipos expertos que respaldan cada una de las actividades propias del Oficial de Cumplimiento
  5. Actualización permanente en temas normativos.
  6. Continuidad del servicio (sin ausencia o interrupción de la labor por vacaciones, incapacidades o licencias).

¿Cuáles órganos de control adicionales son responsables del SAGRILAFT?

No debe olvidar que, además de las funciones y obligaciones del Oficial de Cumplimiento Tercerizado, la Superintendencia de Sociedades ha establecido responsabilidades para otros actores dentro de la empresa como: la Junta Directiva o máximo órgano Social, el Representante Legal y la Revisoría Fiscal. Esto quiere decir que la efectiva implementación del SAGRILAFT depende de un trabajo colaborativo y no solo de una de las partes involucradas.



Autor Risk Consulting Global Group

Autor/a: Risk Consulting Global Group

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