El RADIAN es la plataforma de la DIAN que registra la hoja de vida de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor[1]. Es decir, administra el registro, consulta y trazabilidad de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas. El RADIAN entrará en vigor en el año 2022.
Cuando una Factura Electrónica de Venta cumple los requisitos para ser un Título Valor, de acuerdo con la normativa comercial – Código de Comercio y Decreto 1074 de 2015, considerando lo estipulado en la Resolución 000015 de 11-02-2021-RADIAN, la Factura Electrónica puede ser transferida a un tercero, entre otras, en operaciones de factoring electrónico. ¿Y qué tiene que ver esto con el riesgo de Lavado de Activos, Financiación al Terrorismo o Armas de Destrucción Masiva?
Tendrá que ver en la medida que su empresa deba cumplir con lo estipulado en la normatividad de SuperSociedades, en cuanto a que la Empresa Obligada cuente con una Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM[2].
La matriz de riesgo es uno de los instrumentos que le permite a una Empresa identificar, individualizar, medir, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM a los que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados.
En materia de administración de Riesgos LA/FT/FPADM, el estar que consideramos más adecuado para elaborar una Matriz es con base en los lineamientos de la NTC ISO 31000.
Uno de los principales factores de riesgos LA/FT/FPADM, son las Contrapartes y entre estas están los clientes y proveedores, a quienes una empresa le emite facturas y paga facturas. Siendo posible, por ejemplo, que la Contraparte Proveedor que tenga una factura por cobrar de su Empresa, dependiendo del plazo y otras características propias, pueda trasferir esta factura en operaciones de factoring; lo que quiere decir que un tercero con el cual la Empresa no tiene o tuvo una relación comercial o contractual reclame el pago.
¿Debería la matriz de riesgo LA/FT/FPADM, considerar el RADIAN de la DIAN?
Categóricamente Si. Debemos considerar esta situación como un riesgo LA/FT/FPADM y en consecuencia adoptar los controles respectivos. No podemos pagar a quien no ha tenido un proceso de Debida Diligencia. Inclusive muchas de las Políticas LA/FT/FPADM de las Empresas Obligadas, estipulan que: i.- no se realizan pagos a terceros, ii.- no se mantienen relaciones comerciales o contractuales con Contrapartes no identificadas, iii.- toda Contraparte debe tener un proceso de Debida Diligencia. Todo lo anterior, quedaría incumplido al pagar a quien tendría la factura producto del factoring.
Considerado lo anterior la propuesta es estandarizar la metodología de gestión de riesgos LA/FT/FPADM, con base en los lineamientos de la NTC ISO 31000, como, por ejemplo:
- Riesgo: Realizar pagos a terceros que no tienen un vínculo comercial o contractual con la Empresa.
- Causas:– Factoring de factura electrónica; ii.- Ausencia o fallas en el proceso de Debida Diligencia.
- Consecuencias:– Vinculación con Contrapartes asociadas a LA/FT/FPADM, ii.- Multas o Sanciones administrativas, iii.- Pérdidas económicas.
- Controles: – Consulta previa en listas restrictivas y vinculantes, ii.-Política para pagos a terceros no relacionados; iii.- Aprobaciones para pagos de facturas RADIAN de acuerdo con las líneas de defensa (en caso de generar coincidencias en listas vinculantes para Colombia)
Es importante que las Compañías de acuerdo con el apetito de riesgo estipulado, y como parte de la gestión empresarial realice monitoreos periódicos a los sistemas de prevención LA/FT/FPADM.
La matriz de riesgos de la organización, la podemos llevar en Excel o en un compliance software. Y es importante que una vez elaborada dicha matriz sea revisada por lo menos semestralmente, con el fin de realizar pruebas de efectividad a los controles, aquellos que se deben estar ejecutando de acuerdo con el diseño del control considerando los riesgos identificados.
Sabemos que, al guardar la trazabilidad en un Excel, correo, y a veces hasta un cuaderno de notas, puede ser complicado hacer una gestión eficiente de un sistema de administración de riesgos.
Le invitamos a buscar un Software de gestión para empresas, que le permita tener la trazabilidad del proceso de administración de los riesgos, teniendo en cuenta las etapas de identificar medir, controlar, evaluar y monitorear los riesgos, así como también los resultados de las pruebas de controles, asignación de responsabilidades a quienes participan en la administración del riesgo y/o ejecutan el control.
Debemos ir a la par de la vanguardia, no es coherente en el siglo XXI, en un mundo donde ya hay un automóvil de conducción automática, realicemos una gestión de riesgos en Excel. Conozca nuestro Software de Gestión de Riesgos SOFRISK AQUÍ y toma la mejor decisión empresarial en administración de riesgos, inclusive hay un módulo especifico de AML software.
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[1]https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/RADIAN.aspx
[2] Circular Externa 100-000008 del 11 de junio de 2021
