La coyuntura actual obliga a las empresas a reinventarse e implementar nuevos mecanismos de comunicación y operación. Uno de los escenarios más frecuentes se evidencia en las reuniones que hoy se deben surtir a través de múltiples plataformas tecnológicas dispuestas para dicho propósito generando nuevos riesgos y múltiples interrogantes sobre el particular como ¿si es viable reemplazar reuniones presenciales por reuniones virtuales? ¿cómo se debe documentar? ¿si es posible grabar las reuniones? ¿si estas plataformas deben cumplir algunos parámetros o características?, entre otros.
Es esta la razón por la que hemos querido generar este artículo con algunas recomendaciones prácticas a considerar y permitiendo a las empresas continuar operando bajo esquemas esencialmente virtuales y que hoy son nuestra cotidianidad.
Para ello, nos referiremos a tres aspectos concretos:
1. ¿Cómo está regulada la forma de operación?
Se debe valorar ¿Cómo está regulada la forma de operación? No es el momento de ignorar los procesos o procedimientos pre-establecidos y, si es el caso, se deben implementar las reformas correspondientes que posibiliten operar en un contexto virtual:
2. Las Plataformas Tecnológicas
En tiempos de cuarentena y aislamiento social el uso de plataformas tecnológicas que posibiliten la operación esencialmente virtual se convierte en necesidad fundamental y como tal una alternativa en el mercado.
Dentro de las plataformas más conocidas se encuentran Zoom, RingCentral Meetings, BlueJeans, Facetime, WhatsApp, Skype, Intermedia AnyMeeting, Microsoft Teams, Lifesize, Zoho, Hangouts Meet, Gruveo, Google Duo, entre otras.
La decisión de mercado por una u otra se ha inclinado tomando en consideración argumentos como la economía (con prevalencia aquellas que ofrecen servicio o planes gratuitos), los servicios que presta y que satisfagan las necesidades esenciales de cualquier organización (vista, compartir pantalla, número definido de usuarios), facilidad de uso o incluso para algunos resulta fundamental que sea posible la integración a los sistemas operativos actuales.
No obstante, se dejan de lado variedad de factores que son esenciales y deberíamos considerar al momento de seleccionar una plataforma sobre otras opciones en el mercad, más aún considerando que en esta época se incrementan los riesgos asociados a nuevas formas de cybercriminalidad y por lo mismo adquieren relevancia componentes como: la seguridad de la información, entre otros.
A continuación se plantean los principales elementos a considerar en relación con las plataformas tecnológicas:
3. Algunas normas transversales aplicables
Finalmente es relevante considerar otros aspectos que integran normas transversales aplicables a este tipo de escenarios. Se exponen a continuación:
