Teniendo en cuenta que existen múltiples inquietudes con respecto al rol, limitaciones y alcances del oficial de cumplimiento en el sector real, es importante entender la conformidad con la regulación aplicable a los diferentes Sistemas de Gestión de Riesgos LA/FT (llámese SIPLAFT/ SARLAFT/ o SAGRLAFT).
En ella se especifica que, se debe designar a una persona responsable de su supervisión y verificación del cumplimiento llamado “Oficial de Cumplimiento” u otro funcionario que haga sus veces, quien es el encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT.
Rol del oficial de cumplimiento
Sobre el mismo y para el sector real se debe señalar:
- Designación: El Oficial de Cumplimiento es designado por la junta directiva de la Empresa. De no existir se designa por el representante legal con la aprobación del máximo órgano social.
- Requisitos mínimos: Debe estar vinculado laboralmente (ser empleado), gozar de capacidad de decisión en la Empresa, acreditar los conocimientos requeridos sobre la operación de la Empresa y la administración de riesgos y cada empresa deberá determinar el perfil y requisitos que el oficial de cumplimiento en su rol debe cumplir, de manera que se considere satisfecha con los conocimientos, cualidades y capacidades exigidas.
- ¿Ante quién responde?: El Oficial de Cumplimiento deberá rendir informes, tanto al representante legal como a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social, con la frecuencia y periodicidad que se establezca en el Sistema.
- Informes: Periódicamente deberán rendirse informes, pero como mínimo se debe rendir un informe semestral con los contenidos y alcances que en la Circular se disponen.
Funciones de un oficial de cumplimiento
El Sistema deberá contemplar las funciones, responsabilidades, atribuciones, perfil, incompatibilidades e inhabilidades del Oficial de Cumplimiento. Es decir, se determina en el marco de autorregulación, el contenido mínimo de los reportes del Oficial de Cumplimiento y se puede prever un régimen de sanciones para asegurar el cumplimiento del Sistema por los involucrados en su aplicación.
Sin embargo, de manera general, un oficial de cumplimiento realiza las siguientes funciones:
- Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del Sistema.
- Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al Sistema.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quién ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
- Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera esta entidad de supervisión.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo de LA/FT.
- Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo de LA/FT que formarán parte del Sistema.
- Realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe, en los términos de este Capítulo.
¿Qué se debe tener en cuenta?
A pesar de no existir limitantes, se recomienda tener en consideración:
- Efectuar su rol principal que es el de ser “oficial de cumplimiento”.
- Las funciones asignadas no generen conflicto de interés de ninguna naturaleza frente a la labor principal encomendada.
