El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) parte de una sospecha bien fundamentada por parte de los reportantes. Así mismo, ellos la informan a la UIAF. Del mismo modo, la UIAF genera señales de alerta en el análisis de información financiera y del ROS. En conclusión del proceso, la rama judicial puede llegar a una sentencia penal.
Como empresa conocer el ordenamiento jurídico es una obligación y aplicarlo es un deber. Simplemente necesita un “papelito” que evidencie ante terceros la ejecución de sistemas de administración de riesgos LAFT, según la normatividad.
En un mundo donde el fraude, contrabando, corrupción y evasión fiscal son noticia con mayor frecuencia, sigue siendo difícil detectarlos. Ciertamente, la empresa obligada tendrá clientes asociados a estos delitos y tendrá que reconocer que no puede identificarlos a todos. Además, no podrá escapar de los males de la corrupción, estancamiento de la economía mundial, problemas fiscales y desempleo.
Entonces, ¿será útil cada “papelito” que genere en su organización en el desarrollo de los distintos procesos del negocio. Sobre todo para evidenciar su debida actuación ante terceros: auditores, regulador, ente de control, UIAF, revisor fiscal o procuraduría?
Recordemos que las empresas obligadas en esta materia deben efectuar un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) de manera oportuna. Teniendo en cuenta que sea antes de ser detectado por las autoridades o reseñado en los medios de comunicación. También ese ROS debe llevar adjunto toda la documentación del cliente y las operaciones que realizó. Es decir, el “papelito” que surge cuando cada trabajador de la Empresa Obligada cumple con los procesos.
Deber en las empresas
Quizás se esté preguntando, “si remito un ROS y luego ese cliente resulta involucrado en actividades ilícitas, ¿estoy bien librado?”. “Y si no he hecho el ROS y mi cliente está relacionado con actividades ilícitas, ¿estoy mal librado?, ¿seré sancionado?”. Un experto le responderá que depende de cómo aplicó las normas.
Esto quiere decir que elaboró un manual y lo socializó con sus empleados y utilizó un software para consultar listas restrictivas. Además, adoptó metodologías de riesgo y herramientas tecnológicas para monitorear operaciones de clientes y dictó capacitaciones al personal. Finalmente tendrá que cumplir con los deberes principales designados a un oficial de cumplimiento.
Como resultado por el cumplimiento de lo anterior, tendrá “papelito” que evidencia ante terceros el cumplimiento de las obligaciones. Pero si no reportó al cliente y no hay señales de alerta por riesgos LAFT, también contará con “papelitos”. En conclusión, debe contar con la evidencia para demostrar ante el regulador, auditor o fiscal que cumplió con las normas.
Por otro lado, aplicar las normas con esmero es una decisión, pero ¿Decisión de quién?. Ciertamente del director o trabajador de la empresa obligada, que le corresponde revisar y aprobar políticas y controles internos. También, vincular clientes, generar negocios con un tercero o registrar operaciones de clientes.
Recomendaciones para Oficiales de Cumplimiento
Todo empleado debe seguir políticas y procedimientos establecidos por escrito y aprobados por instancias que correspondan. Así mismo, se debe determinar las tareas y responsabilidades que serán ejecutadas y cada uno decide si las cumple o no. Del mismo modo, debe consultar en listas restrictivas y sacar copia de identidad. Especialmente ser diligente con los formatos de la vinculación y constituir el expediente de cliente.
La recomendación para el Oficial de Cumplimiento y el personal del área es que se capaciten y difundan información. Sobre todo en la importancia de hacer el Reporte de Operaciones Sospechosas. Además de conocer el ordenamiento jurídico y aplicarlo con esmero y dedicación.
