La Secretaría de Transparencia subraya su compromiso de dirigir los recursos públicos hacia el desarrollo y bienestar de las comunidades más vulnerables. Este enfoque adquiere una relevancia significativa en el contexto de la corrupción, la cual se manifiesta como un ciclo perjudicial en el que sus orígenes y consecuencias se refuerzan mutuamente.
En este sentido, el proyecto de Ley que propone la modificación del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 por parte del artículo 31 de la Ley 2195 de 2022, que sustituye los Planes Anticorrupción y Atención al Ciudadano, por los Programas de Transparencia y Ética Pública, marca un paso importante en los esfuerzos por promover una gestión pública más transparente y ética.
¿Quiénes deberán implementar Programas de Transparencia y Ética Pública?
Conforme este proyecto de Ley, al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 31 de la Ley 2195 de 2022, todas las entidades del ámbito nacional, departamental y municipal deberán implementar Programas de Transparencia y Ética Pública, independientemente de su régimen de contratación.
En este sentido, están comprendidas aquellas entidades estatales o públicas creadas por la Constitución, la ley, ordenanza, acuerdo, o autorizadas por estas, que participen en funciones administrativas, comerciales o industriales. En el proyecto de Decreto (y su Anexo Técnico) encontramos el detallado de las entidades que deben dar cumplimiento efectivo.
Revisión y actualización del Programa de Transparencia y Ética Pública
El Programa está concebido para ser duradero. Para ello, se crea en una fase inicial, se adapta y mejora constantemente con base a los resultados obtenidos durante la evaluación y mejora. Sin embargo, ante cambios significativos, podría requerirse su reformulación. Es allí donde los profesionales desempeñan un papel crucial en el monitoreo y ajuste continuo del programa.
En el proyecto Decreto (y su Anexo Técnico), se muestra detallada la estructura. El anexo en su totalidad merece toda la atención posible para su entendimiento, en el presente artículo queremos destacar las responsabilidades del sujeto obligado.
Responsabilidad de conocer los riesgos
Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), la integridad pública se define como la coherencia y el cumplimiento constante de valores, principios y normas éticas compartidas, con el fin de mantener y priorizar el interés público sobre los intereses privados en el sector público.
En este contexto, es crucial reconocer que las organizaciones desempeñan un papel fundamental desde su estructura. A través del Programa de Transparencia y Ética Pública, deben establecer herramientas para gestionar los riesgos relacionados con la integridad, tales como conflictos de intereses, soborno, corrupción y fraude.
Estos instrumentos deben incluir la identificación, medición, control y monitoreo continuo. En el anexo técnico se puede encontrar una definición exacta de los riesgos relacionados anteriormente para conocer a fondo su naturaleza.
Responsabilidad de establecer canales de denuncia
Generalmente cuando identificamos situaciones inusuales en una organización, nos preguntamos, ¿Qué debo hacer? ¿a quién debo informar? ¿cómo debo abordar la problemática?; cuestionamientos que son válidos, pero muchas veces se generan por desconocimiento de la normativa.
Deberá existir un canal de denuncias, que cuente con las siguientes etapas: recepción, evaluación, investigación, acciones correctivas, seguimiento, registro y documentación.
Se enfatiza la importancia de poner todos los canales dispuestos para la denuncia, es decir: (teléfono, correo electrónico, formulario en línea, entre otros). Adicionalmente se deberá revisar a profundidad la credibilidad y gravedad de la denuncia; esta debe contener una postura imparcial por parte de quienes la analizarán.
Responsabilidad ante el Riesgo de Lavado de Activos – LAFT/FPADM
El objetivo del SARLAFT/FP es evitar que las entidades y organismos estatales sean utilizados para el lavado de activos, la financiación del terrorismo o la proliferación de armas de destrucción masiva. Para ello, se deben implementar herramientas que consideren todas sus actividades, ajustándose a su tamaño, funciones, actividad económica, métodos de comercialización y características específicas, especialmente en entidades descentralizadas por servicios.
La entidad deberá gestionar el riesgo de LAFT/FPADM siguiendo las directrices establecidas en la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública con el respaldo de la Secretaría de Transparencia, conforme a su última actualización. Aquellas entidades identificadas en la Guía estarán obligadas a generar informes y realizar consultas.
Responsabilidad de ejecutar procesos de Debida Diligencia
El principio de debida diligencia está estrechamente ligado al conocimiento profundo de las contrapartes. Las entidades deberán recopilar de manera cuidadosa la información relevante sobre los terceros con los que van a establecer relaciones y vínculos.
Esto incluye funcionarios o empleados públicos que se unen a la organización, contratistas o proveedores con los que se firman acuerdos, así como clientes o usuarios en situaciones de captación de recursos por parte de la entidad.
¿Qué se debe tener en cuenta para el proceso de Debida Diligencia?
De acuerdo con el anexo deberá tenerse en cuenta:
- Conservar los documentos de verificación y conocimiento de la contraparte durante al menos cinco años, actualizándolos anualmente, para identificar a los beneficiarios finales.
- Puede llevarse a cabo presencialmente o en línea, utilizando canales digitales o electrónicos que aseguren la verificación efectiva de la identificación del tercero.
- Para las personas jurídicas deberán identificar a los accionistas o asociados con una participación del 5% o más en el capital o aportes del cliente potencial.
- Conocer y mantener actualizada la participación en negocios privados de los directivos y ejecutivos de la contraparte que no son PEP, pero tienen poder de decisión en áreas claves.
- Verificar los antecedentes de sus funcionarios, contratistas y proveedores antes de vincularlos, y asegurarse de que mantengan sus datos actualizados en las plataformas legales y en los registros internos de la organización.
- Establecer un límite máximo de efectivo permitido en su interior por tipo de cliente, si recauda dinero del público.
- Identificar operaciones inusuales o sospechosas utilizando herramientas tecnológicas y conservar los soportes físicos que las respalden con niveles de seguridad adecuados. La definición de tales operaciones se basa en las pautas de la UIAF.
- Listar las señales de alerta relacionadas con riesgos financieros y operacionales, incluyendo eventos, indicadores cuantitativos y cualitativos, entre otros. Estas señales servirán para detectar de manera oportuna posibles situaciones anómalas que se desvíen de lo considerado normal por la entidad, según sus instrumentos de gestión de riesgos contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
- Se debe segmentar los factores de riesgo según sus características individuales, asegurando homogeneidad dentro de cada segmento y heterogeneidad entre ellos. Para esta segmentación, se deben considerar variables como la información recopilada durante los procedimientos de conocimiento del cliente.
RISK CONSULTING GLOBAL GROUP es una Compañía Líder para su negocio, a través de los servicios de CONSULTORÍA y con nuestros productos de herramientas TECNOLÓGICAS podemos colaborar a enfrenar los retos que implica la gestión de estos riesgos y el cumplimiento normativo.
