De estas circunstancias, nace la necesidad latente en las organizaciones de adoptar estrategias robustas que no solo cumplan con la normativa vigente, sino que también promuevan valores éticos entre sus colaboradores.
En esta oportunidad, se explorarán varias estrategias para crear conciencia sobre el cumplimiento normativo y la ética en las empresas y cómo estas pueden ayudar a prevenir estos delitos, junto con la promoción de valores éticos y principios de buen gobierno corporativo.
Importancia del cumplimiento normativo y la ética en las organizaciones
El cumplimiento normativo y la ética son esenciales para garantizar que las organizaciones operen de manera legal y moralmente correcta.
Una cultura sólida de cumplimiento y ética puede generar diversos beneficios como:
- Reducir el riesgo de sanciones legales y multas: Para nadie es un secreto que el incumplimiento de las normas y regulaciones puede acarrear graves consecuencias financieras y legales para las organizaciones, por lo que una cultura de cumplimiento robusta permitirá ayuda a minimizar estos riesgos.
- Mejorar la reputación de la empresa: En ocasiones se ignora que una reputación sólida de cumplimiento y ética son más atractivas para los inversores, clientes, socios comerciales y empleados para forjar solidos lazos que contribuyan al éxito a largo plazo, que otros aspectos.
- Crear un ambiente de trabajo más positivo y productivo: Cuando los empleados perciben que la organización actúa de manera ética y cumple con las normas, se sienten más identificados con los valores de la organización, lo que genera un mayor sentido de pertenencia y compromiso, que se traduce en: mayor motivación, proactividad, colaboración y trabajo en equipo.
Estrategias para crear conciencia sobre el cumplimiento normativo en materia de riesgos LD/FT/FPADM, corrupción y otros.
Si bien existen diversas estrategias que las organizaciones pueden implementar para crear conciencia sobre el cumplimiento normativo y la ética, es importante conocer el contexto donde se deben implementar para que de esta manera sean efectivas y acorde con los objetivos corporativos. A continuación, se detallan algunas estrategias efectivas para lograrlo:
1. Implementar programas de capacitación y sensibilización
La capacitación regular es fundamental para asegurar que todos los empleados comprendan las normativas y políticas de la organización. Así mismo, estos programas deben tener 3 características específicas:
- Deben ser interactivos y atractivos para que los colaboradores disfruten su proceso de aprendizaje y no lo vean como una obligación; sino como la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades para su entorno social dentro y fuera de la compañía.
Para ello, se pueden utilizar métodos interactivos como talleres, seminarios y e-learning, que dentro de su contenido genere espacios de participación activa donde se conozca la aplicación práctica de los conceptos aprendidos a través de situaciones cotidianas fáciles de comprender, desligando sus procesos con la educación tradicional.
- Deben estar actualizados de acuerdo con la normativa vigente en cada contexto, asegurando que los contenidos reflejen las últimas regulaciones. Esto también disminuye la posibilidad de contar con desinformación y garantiza que los colaboradores adopten estándares de excelencia en su desempeño profesional, manteniendo la empresa en cumplimiento y competitiva en su sector.
- Es necesario que esté adaptado a los diferentes roles y niveles que tiene la organización; de esta manera se asegura que todos comprendan cómo las normativas se aplican a sus funciones y tareas diarias dentro de la compañía.
Uno de los principales compromisos que tenemos en Risk Consulting Global Group, es el de fortalecer los procesos de las organizaciones de forma que contribuyan al mantenimiento de una estabilidad operativa, financiera y legal para los accionistas y grupos de interés; además de asegurar el cumplimiento de la norma.
Por ello, nuestros cursos, capacitaciones y recursos creados desde Risk Training Center, son las herramientas más completas para fortalecer el sistema de administración de riesgos en su organización.
2. Desarrollar políticas y procedimientos claros
Las políticas y procedimientos claros proporcionan una guía para los colaboradores sobre cómo actuar en diversas situaciones. Para ello, estas deben ser en primera instancia accesibles, claramente redactadas donde se evite el uso de lenguaje complejo y técnico que dificulte el entendimiento de este y deben ser revisadas regularmente para asegurar que sigan siendo efectivas y relevantes; en caso de que no sea así, debe hacerse una debida actualización.
3. Fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad
Una cultura de transparencia y responsabilidad no solo fortalece la integridad y reputación de la organización, sino que también impulsa un ambiente de trabajo más saludable y productivo, favoreciendo el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo; debido a que se promueve una comunicación abierta y honesta, facilitando la detección y resolución temprana de problemas, lo que fomenta la colaboración y la confianza entre los empleados, animándolos a actuar con integridad y a reportar cualquier conducta inapropiada.
Para ello, es fundamental abrir canales seguros y anónimos para que los colaboradores puedan reportar preocupaciones sin temor a represalias.
Así mismo, reconocer y recompensar el comportamiento ético y el cumplimiento normativo permitirá crear un entorno donde se valoran, lo que reduce los riesgos de conducta inapropiada y asegura el cumplimiento de regulaciones, contribuyendo así a una mayor estabilidad y resiliencia organizacional.
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sus procesos!
4. Conozca a su cliente (KYC)
El procedimiento de conocer a su cliente, KYC, por sus siglas en inglés «Know Your Costumer», surgió como recomendación del Comité de Brasilea, con el objetivo de establecerlo como parte esencial para identificar y verificar la identidad de quienes van a tener una vinculación con la organización, en pro de proteger la reputación y seguridad de la compañía.
Para ello, se debe:
- Recopilar información detallada sobre las contrapartes o terceros, como información personal, documentación de identificación y detalles financieros.
- Realizar un monitoreo continúo antes, durante y después de la vinculación, lo que permite a las organizaciones identificar y prevenir actividades ilícitas, reducir el riesgo de sanciones y fortalecer la relación con sus contrapartes.
- Mantener los datos de las contrapartes actualizados para reflejar cualquier cambio en su perfil de riesgo.
Sin embargo, uno de los mayores desafíos de este método de prevención de delitos LA/FT/FPADM que enfrentan algunas organizaciones es la gestión física del formulario KYC, lo que conlleva a diversas limitaciones que pueden obstaculizar la efectividad de la prevención de dichos delitos.
En virtud de lo cual, desde Risk Consulting Global Group ofrecemos una solución web que permite simplificar los procesos de registro y gestión de información de terceros, desde el diligenciamiento del formulario KYC de manera electrónica, hasta la verificación de identidad, ofrecemos una plataforma integral que se adapta las necesidades específicas de las organizaciones en todo LATAM.
De igual forma, brindamos una solución integral para fortalecer los procesos de conocimiento de terceros y debida diligencia con nuestro software Inspektor® , nuestra herramienta para la consulta en listas restrictivas, vinculantes, negativas, informativas y de Personas Expuestas Políticamente, PEPs.
5. Implementación de controles internos rigurosos y auditorías
Una de las dudas que surgen al implementar controles internos rigurosos para garantizar que las operaciones de la compañía se realicen de manera eficiente, eficaz y conforme a las normativas aplicables, es qué deben incluir dichos controles.
Siempre hay que tener presente que estos controles deben incluir procedimientos claros y detallados para la gestión de riesgos, la separación de funciones para evitar conflictos de interés y errores, y la supervisión constante de las transacciones y actividades empresariales.
Además, las auditorías internas y externas periódicas son esenciales para evaluar la efectividad de estos controles, junto con la identificación de posibles áreas de mejora y asegurar que se cumplan todas las regulaciones y políticas internas. Las auditorías también proporcionan una visión independiente y objetiva sobre la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo de la empresa.
Por otro lado, también es crucial colaborar estrechamente con las autoridades y otros entes de control, para mantener una sólida postura de cumplimiento normativo y ética, lo que conlleva el intercambio de información relevante sobre posibles riesgos y amenazas, la participación en iniciativas conjuntas para combatir el fraude, el lavado de dinero y otros delitos financieros, y la alineación con las mejores prácticas y directrices emitidas por los organismos reguladores.
6. Evaluación de riesgo y monitoreo continuo
Esta última estrategia recoge dos elementos vitales para el cumplimiento normativo y la gestión ética. El primero es la evaluación de riesgo permite identificar, analizar y mitigar riesgos potenciales que afectan a las organizaciones.
Este proceso implica revisar exhaustivamente todas las áreas operativas, evaluar la probabilidad e impacto de amenazas y desarrollar estrategias de mitigación específicas. Justo es decir que estas evaluaciones deben ser continuas y deben actualizarse regularmente para reflejar cambios en el entorno empresarial y regulatorio.
Como segundo elemento, es fundamental el monitoreo continuo para asegurar el seguimiento correcto de políticas y procedimientos de cumplimiento y ética, identificando y corrigiendo desviaciones de inmediato. Esto incluye la supervisión regular de actividades comerciales, el análisis de transacciones para detectar patrones sospechosos y la revisión de la efectividad de los controles internos.
Así mismo, es de gran ayuda utilizar tecnologías avanzadas, como Sofrisk, nuestro Software de gestión integral de riesgos de acuerdo con el estándar ISO 31000, con el fin de optimizar significativamente la capacidad de monitoreo en tiempo real, la identificación de señales de alerta tempana.
Consolidando el cumplimiento normativo
Cabe concluir que, implementar estas estrategias no solo protege a las organizaciones contra riesgos procedentes de delitos LD/FT/FPADM, sino que también fortalece su reputación y fomenta la confianza de los clientes, colaboradores y otras partes interesadas. En última instancia, una cultura de cumplimiento y ética es esencial para el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier organización.
Si requiere más información sobre nuestros servicios o para obtener asistencia en la implementación de estas estrategias, no dude en contactarnos. Estamos comprometidos en ayudar a su organización a fortalecer su cumplimiento normativo y ética empresarial. Juntos, podemos construir un entorno corporativo seguro y sostenible, preparado para enfrentar cualquier desafío regulatorio o ético.
¡Recuerde! Somos sus mejores aliados estratégicos en la gestión de riesgos.
