Antes de abordar los desafíos, es importante tener claro ¿qué es el cumplimiento normativo? Y es que este se define como el conjunto de herramientas y procedimientos que una empresa implementa para asegurarse de que cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables a su sector. Por ello, las empresas de cualquier industria deben entender y seguir las regulaciones locales o internacionales que afectan su operación debido a que no solo los protegen de sanciones y multas, sino que también mejoran su reputación y eficiencia operativa, facilitando la entrada a nuevos mercados.
Superar estos desafíos requiere más que solo entender las leyes, para esto, es necesario adoptar nuevas tecnologías y contar con el apoyo decidido de la alta dirección. De este modo, es importante estar al tanto de los principales obstáculos que enfrentan las empresas al implementar programas de cumplimiento normativo con el fin de crear un ambiente de trabajo ético y alineado con la ley; frente a esto, los principales retos para este 2024 en lo que respecta al cumplimiento normativo son:
1. Integración de la tecnología para la gestión anticorrupción
Esta gestión es crucial en el panorama empresarial actual, donde incidentes como corrupción, fraude y otros actos ilícitos son lamentablemente frecuentes. Para abordar eficazmente estos aspectos legales, las empresas necesitarán contar con empleados capacitados para identificar riesgos, manejar conflictos de intereses y detectar infracciones antes de que escalen.
Además de la capacitación del personal, herramientas tecnológicas como Inspektor y Softrisk juegan un papel fundamental. Por su parte, Inspektor ofrece una solución integral para fortalecer los procesos de debida diligencia y conocimiento de terceros. Además, permite la consulta y verificación de listas restrictivas, vinculantes, negativas, informativas y de Personas Expuestas Políticamente (PEPs); esta herramienta no solo simplifica y automatiza estos procesos críticos, sino que también asegura el cumplimiento con estándares de calidad certificados.
Por otra parte, Softrisk permite facilitar la gestión integral de riesgos conforme al estándar ISO 31000. Este software lo que hace es guiar a las empresas a través de las etapas de identificación, medición, control y monitoreo de riesgos, garantizando la trazabilidad de cada paso. Al integrar estas soluciones tecnológicas con una capacitación continua del personal, las organizaciones tienen la oportunidad de fortalecer significativamente su capacidad para prevenir y enfrentar actos de corrupción y fraude.
2. Reducción de costos en la gestión del cumplimiento
Este año el cumplimiento normativo abarcará aún más áreas de vigilancia y le contamos que la tecnología será clave para obtener información precisa y confiable de manera rápida. Para enfrentar las nuevas demandas sin aumentar significativamente los costos, es crucial que las organizaciones empiecen a invertir en la digitalización y automatización de sus sistemas de gestión desde ahora.
El desafío principal es equilibrar la necesidad de cumplir con regulaciones cada vez más complejas sin que los costos se disparen. La implementación de herramientas tecnológicas avanzadas ayudará a optimizar los procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia general. Invertir en estas soluciones no solo ayudará a controlar los costos a largo plazo, sino que también permitirá a las empresas mantenerse al día con las regulaciones y responder de manera más ágil a cualquier cambio normativo.
3. ¡Proteja sus datos! Un punto importante en el Compliance
La protección de la información y la privacidad de los datos siguen siendo fundamentales en los programas de cumplimiento normativo, especialmente en Latinoamérica. En 2024, las organizaciones deberán centrarse en evaluar cuidadosamente los riesgos relacionados con la gestión de datos personales. Además, se espera que aumente el uso de tecnologías reguladoras, que ayudarán a desarrollar software para administrar el cumplimiento normativo. Estas herramientas no solo asegurarán el cumplimiento de las normas de privacidad, sino que también mejorarán la eficiencia y reducirán el riesgo de sanciones.
El reto está en encontrar un equilibrio entre la innovación tecnológica y el respeto por la privacidad de los usuarios. Para ello, las empresas deben ser claras y transparentes sobre cómo usan y almacenan los datos, asegurándose de que sus prácticas cumplan con las leyes locales e internacionales. Es crucial capacitar continuamente al personal e implementar políticas claras para enfrentar este desafío y fomentar una cultura de cumplimiento sólida.
4. Pero ¿Qué pasa con la volatilidad del marco regulatorio?
La rapidez con la que cambian las reglas es uno de los grandes desafíos para los responsables de cumplimiento normativo. Cada año surgen nuevas normativas a nivel mundial que afectan cómo operan las empresas, esto significa que quienes se encargan del cumplimiento deben estar siempre al día y listos para ajustarse a estas nuevas reglas.
La complejidad de estas normativas puede ser abrumadora, especialmente porque no solo impactan las operaciones locales, sino también las relaciones comerciales internacionales. De esta manera, es crucial capacitar a los equipos y utilizar herramientas como la automatización, que desde años anteriores han mostrado ser efectivas para manejar estos cambios. Esto no solo ayuda a entender mejor las reglas, sino que también prepara a la empresa para adaptarse rápidamente a nuevos requisitos legales, esto no solo reducirá el riesgo de multas por no cumplir, sino que también fomenta una cultura empresarial de cumplimiento riguroso y flexible.
5. Inteligencia Artificial y tecnología como punto central
La tecnología y la inteligencia artificial están avanzando constantemente, especialmente en el 2024, facilitando así la automatización, digitalización y análisis de grandes cantidades de datos en el cumplimiento de normativas. Estas herramientas no solo hacen los procesos más eficientes, sino que también ayudan a gestionar riesgos y cumplimientos de manera más precisa.
Frente a esto, es fundamental que los oficiales de cumplimiento trabajen estrechamente con equipos bien capacitados; esto garantizará que la tecnología se use correctamente, considerando siempre las leyes y evitando posibles riesgos por un uso inapropiado. Además, cabe resaltar que la capacitación continua es esencial para maximizar sus beneficios y reducir cualquier impacto negativo.
Toda esta evolución y revolución tecnológica no solo optimizará la operación diaria, sino que también fortalecerá la capacidad de las empresas para adaptarse rápidamente a cambios en las regulaciones y prevenir riesgos de manera proactiva. Un beneficio claro de ello, es que al integrar estas soluciones de manera ética y estratégica mantendrá la efectividad y la integridad de los programas de cumplimiento en un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
Beneficios de implementar un sistema de gestión eficaz
Implementar un Sistema de Gestión Integrado en su empresa proporciona una serie de beneficios fundamentales, entre los cuales prevalecen:
- Disminución de la documentación y simplificación, evitando duplicidades y facilitando la gestión diaria
- Promoción de la mejora continua mediante un marco para revisar y actualizar prácticas y procedimientos
- Incremento de la confianza al demostrar compromiso con la calidad y la eficiencia
- Mejora de la imagen de marca al cumplir con estándares elevados de gestión
- Aumento de la participación del personal al facilitar la comunicación y colaboración
- Mejora de la comunicación organizacional al establecer un marco claro
- Reducción del tiempo y esfuerzo en el mantenimiento de sistemas de gestión
- Unificación de auditorías internas para coordinar y optimizar procesos
- Promoción de la innovación al identificar áreas de mejora y adaptar soluciones específicas
Ventajas del Cumplimento Normativo al implementarlo en su empresa
Asegurarse de seguir todas las normas aplicables no solo mejora la imagen de la empresa, sino que también la hace más eficiente y competitiva. Por ello, es importante además de los beneficios, tener en cuenta las principales ventajas que el cumplimiento normativo ofrece:
- Mejora la imagen y la reputación de la empresa al demostrar su compromiso con la legalidad y la responsabilidad social, lo que fortalece relaciones con clientes, proveedores y accionistas.
- Evita sanciones y multas que podrían afectar negativamente la rentabilidad y continuidad del negocio, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes.
- Facilita la obtención de financiación al cumplir con los requisitos normativos exigidos por entidades financieras, aumentando la confianza y reduciendo riesgos para los inversores.
- Evita conflictos con los trabajadores al respetar derechos laborales y promover un ambiente laboral seguro, contribuyendo a la retención del talento y a la productividad.
- Mejora la eficiencia de la empresa al optimizar procesos y establecer sistemas de gestión que garantizan un uso más efectivo de recursos y tiempo.
- Facilita la entrada en nuevos mercados al cumplir con las normativas locales e internacionales requeridas, permitiendo a la empresa expandir su alcance y competir globalmente.
¡Permítanos acompañar
sus procesos!
Optimice el cumplimiento normativo con servicios especializados
El compliance abarca una serie de prácticas y procedimientos diseñados para garantizar que una empresa cumpla con las leyes y regulaciones, así como con sus propias políticas internas, códigos éticos y compromisos con terceros como clientes y proveedores. Este enfoque integral no solo permite identificar posibles riesgos legales y operativos, que podrían resultar en sanciones, pérdidas de reputación y costos financieros, sino que también busca prevenir estos problemas antes de que ocurran.
De este modo, es crucial emplear herramientas especializadas para garantizar el cumplimiento efectivo de las leyes y regulaciones. Servicios como la segmentación de factores de riesgo ofrecidos por Risk Consulting Global Group permiten identificar y mitigar riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y otros delitos financieros.
Mientras que, los informes de debida diligencia son fundamentales para evaluar exhaustivamente a terceros, proporcionando información detallada y cumpliendo con los estándares regulatorios establecidos, la tercerización del oficial de cumplimiento ayuda a gestionar de manera integral las obligaciones normativas, minimizando los riesgos operativos y legales para la organización.
Entre estos aspectos, cabe resaltar que en Colombia las empresas deben cumplir con diversas normativas que regulan aspectos fundamentales de su operación, algunas de las principales son:
- Regulación societaria: El marco legal que rige los diferentes tipos de sociedades en Colombia se establece principalmente en el Código de Comercio (Decreto 410 de 1971) y leyes complementarias como la Ley 222 de 1995, la Ley 1258 de 2008 y la Ley 1429 de 2010. Estas normas establecen obligaciones clave para los comerciantes, como la inscripción en el registro mercantil, la llevanza de una contabilidad regular y la prohibición de prácticas de competencia desleal.
- Regulación laboral y de seguridad social: La relación laboral está regulada por el Código Sustantivo del Trabajo y sus normas complementarias, así como por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia. Además, el Sistema de Seguridad Social Integral, establecido por la Ley 100 de 1993, abarca pensiones, salud, riesgos laborales y servicios sociales complementarios.
- Regulación contable: El marco contable colombiano incluye la Ley 145 de 1960, la Ley 43 de 1990, el Decreto 2649 de 1993, el Código de Comercio y la Ley 1314 de 2009, que incorpora las Normas de Información Financiera (NIIF). El contador público juega un papel crucial asegurando que la contabilidad cumpla con estas normativas, supervisado por la Junta Central de Contadores a través del Instituto Técnico de la Contaduría.
