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A través de este proceso, es posible evaluar y priorizar los riesgos basándose en su probabilidad de ocurrencia y el impacto que podrían tener, lo cual ayuda a enfocar los recursos en las áreas más críticas.
Recomendaciones para gestionar una matriz de riesgos eficientemente
1. Priorizar riesgos identificados
Para gestionar los riesgos en una empresa, es fundamental priorizar los riesgos identificados teniendo en cuenta el alcance y el contexto. A continuación, se presentan algunos de los riesgos que podrían afectar de manera directa:
- Problemas en el suministro de servicios públicos: como interrupciones en el suministro de electricidad, agua o gas, que pueden paralizar las operaciones.
- Incumplimiento normativo: que puede resultar en sanciones, multas o daños a la reputación de la empresa.
- Delitos informáticos y ciberataques: que representan una amenaza creciente en el entorno digital actual.
- Exposición a multas y sanciones: derivadas de incumplimientos legales o regulatorios.
- Aumento de la actividad delictiva: tanto en el área de operación como dirigida específicamente contra la empresa.
- Falta de seguros adecuados: que cubran posibles daños o pérdidas, exponiendo a la empresa a riesgos financieros significativos.
- Alta rotación de personal: que puede afectar la estabilidad y continuidad operativa.
- Accidentes laborales: que no solo afectan a los empleados, sino que también pueden resultar en responsabilidades legales y financieras.
- Crisis económicas, sociales o sanitarias: como pandemias, que pueden tener un impacto devastador en la operación y la estabilidad financiera de la empresa.
- Desastres naturales: tales como terremotos, inundaciones o incendios, que pueden causar daños físicos y operativos significativos.
- Interrupciones en la cadena de suministro: incluyendo la escasez o demora en la entrega de materias primas esenciales para la producción.
- Brechas de seguridad y problemas tecnológicos: como fugas de datos, ataques cibernéticos o fallas en la infraestructura de TI, que pueden comprometer información crítica y operaciones.
- Daños a equipos críticos: que son fundamentales para la continuidad de las operaciones diarias de la empresa.
2. Evaluar la frecuencia de cada uno de los riesgos
Para evaluar de manera efectiva los riesgos en una organización, es crucial analizar tanto la probabilidad de ocurrencia como el impacto que estos podrían tener. Esta evaluación permite establecer una clasificación detallada de la siguiente manera:
Frecuencia | Impacto |
Improbable | Insignificante |
Posible | Menor |
Ocasional | Moderado |
Probable | Mayor |
Frecuente | Catastrófico |
Por ejemplo, consideremos una empresa que se especializa en la producción de dispositivos electrónicos. Uno de los riesgos identificados podría ser un fallo en el sistema de refrigeración en las salas de ensamblaje.
Este riesgo se clasificaría como «ocasional» en términos de frecuencia y «mayor» en términos de impacto. La razón detrás de esta clasificación es que, aunque un fallo en el sistema de refrigeración no ocurre frecuentemente, pero cuando ocurre puede tener graves consecuencias.
El sobrecalentamiento de los dispositivos podría dañar componentes sensibles durante el ensamblaje, lo que no solo afectaría la calidad del producto, sino que también provocaría interrupciones en la línea de producción y posibles costos adicionales para reparar o desechar productos defectuosos.
Además, la empresa podría enfrentar otros problemas como interrupciones en el suministro de componentes críticos, ataques cibernéticos a su infraestructura de datos, o una falla en el cumplimiento de normativas de seguridad.
De esta manera, cada uno de estos riesgos debe ser evaluado en términos de su probabilidad de ocurrencia e impacto potencial para determinar cuáles son más críticos para la operación y continuidad de la empresa.
Por ello, la clave está en integrarlos en una matriz como la que ofrece Risk Consulting Global Group de forma gratuita o por medio de sus servicios y software especializados, evaluándolos de manera adecuada para identificar aquellos que son críticos.
3. Representar los riesgos identificados
El uso de colores en la matriz de riesgos facilita la comprensión del tipo de riesgos a los que puede enfrentarse tu empresa y ayuda a tomar decisiones informadas para mitigar su impacto:
- Casillas verdes: Aunque no indican una situación de alarma, es esencial monitorearlas y analizarlas periódicamente para asegurar que todo siga en orden.
- Casillas amarillas y naranjas: Requieren atención especial para prevenir posibles sorpresas y evitar problemas en la operación futura.
- Casillas rojas: Deben ser abordadas con controles rigurosos y planes de acción diseñados para reducir su probabilidad de ocurrencia o, en caso de que se materialicen, minimizar su impacto.
Contamos con servicios especializados
Combine su plantilla de matriz de riesgos con un software especializado
Las matrices de riesgo manuales son herramientas clave para identificar y gestionar los riesgos dentro de una organización. Sin embargo, para empresas grandes que requieren funciones más avanzadas y una mayor eficiencia, complementar estas matrices con soluciones especializadas puede ser altamente beneficioso. De esta manera, Inspektor® y SOFRISK son dos herramientas que se integran perfectamente en este proceso, ofreciendo un enfoque más automatizado.
Por su parte, Inspektor® facilita la consulta y verificación de listas restrictivas y de Personas Expuestas Políticamente (PEPs), simplificando los procesos de conocimiento de terceros y debida diligencia. Esta herramienta no solo automatiza la verificación de información crítica, sino que también ofrece acompañamiento especializado, garantizando que las empresas cumplan con los estándares de calidad y regulaciones vigentes.
Por otro lado, SOFRISK se enfoca en la gestión integral de riesgos según el estándar ISO 31000, lo que permite a los dueños de procesos dentro de la empresa estar involucrados activamente en la gestión de riesgos, promoviendo una cultura de autocontrol y mejorando la capacidad de la organización para responder a los riesgos, asegurando una actualización continua en gestión de riesgos y control interno.
Al combinar su plantilla de matriz de riesgos con estos software especializados, las empresas podrán obtener una visión más completa y precisa de su panorama de riesgos, optimizando sus procesos y fortaleciendo su capacidad de respuesta.
Paso a paso para hacer una plantilla de matriz de riesgos
1. Identificación de riesgos
Comience por revisar los procesos y actividades del proyecto para identificar posibles riesgos que puedan afectar el rendimiento. Cree una hoja de cálculo con una tabla que incluya las columnas: «Evento», «Probabilidad», «Impacto» y «Nivel de riesgo». Solicite retroalimentación de la junta directiva, líderes de área y empleados con experiencia para identificar posibles problemas que puedan surgir.
2. Establecimiento de escalas de probabilidad e impacto
En la matriz de riesgos, utilice escalas para evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados, definiendo de 3 a 5 niveles que reflejen su gravedad.
Para el impacto, puede usar términos como «Mínimo», «Moderado», «Serio», «Elevado» y «Grande».
Para la probabilidad, emplee categorías como «Remota», «Inusual», «Posible», «Recurrente» y «Frecuente».
Calcule el nivel de riesgo multiplicando la probabilidad por el impacto, asegurándose de fijar la columna de «Probabilidad» y la fila de «Impacto» en la hoja de cálculo para facilitar el cálculo automático. De esta manera:
Una vez fijada la formula, se arrastra por toda la tabla quedando con los siguientes resultados:
3. Clasificación del nivel de riesgo
Una vez obtenidos los valores de riesgo, clasifique cada evento según su nivel de riesgo. Use una tabla donde los resultados de la multiplicación sean interpretados en cuatro categorías y asigne un color cada uno: «Riesgo alto», que requiere atención inmediata y protocolos estrictos; «Riesgo tolerable», que necesita atención significativa; «Riesgo aceptable», que debe ser considerado, pero con menor urgencia; y «Riesgo bajo», que representa un inconveniente menor. Quedando de la siguiente manera:
4. Creación de listas desplegables para probabilidad e impacto
Con las tres tablas completas, diríjase a la primera tabla que contiene la lista de riesgos. En la columna de «Probabilidad», seleccione la primera celda y vaya a la pestaña de «Datos» en el menú de la hoja de cálculo, y seleccione el cuadro de «Validación de datos» donde se desplegará la siguiente tabla:
En «Orígen», seleccione la escala de probabilidad definida en la tercera tabla, desde Frecuente, hasta Remota. Aplique la función y arrastre hacia abajo para cubrir toda la columna de «Probabilidad».
Repita el proceso para la columna de «Impacto», utilizando la escala correspondiente de la tercera tabla, desde «Mínimo», hasta «Grande», de esta manera:
5. Inserción de la función de índice en nivel de riesgo
Para que la hoja de cálculo determine automáticamente el nivel de riesgo, inserte la función ÍNDICE combinada con COINCIDIR. La fórmula sería:
ÍNDICE(matriz de la tercera tabla, COINCIDIR(celda de la columna de Probabilidad en la primera tabla; celdas de la escala de Probabilidad en la tercera tabla; 0), COINCIDIR(celda de la columna de Impacto en la primera tabla; celdas de la escala de Impacto en la tercera tabla; 0)).
Un ejemplo con la Matriz realizada de ejemplo sería:
=INDICE($B$15:$F$19;COINCIDIR(J9;$A$15:$A$19;0);COINCIDIR(K9;$B$14:$F$14;0))
Fije todos los valores, excepto las celdas de «Probabilidad» e «Impacto». Luego, arrastre la función por toda la columna de «Nivel de riesgo». Aunque inicialmente aparezca un error #N/D, este se corregirá una vez se introduzcan los valores de «Probabilidad» e «Impacto».
6. Evaluación de la probabilidad o frecuencia
En la columna de «Probabilidad», utilice la lista desplegable para indicar la frecuencia con la que el riesgo podría ocurrir. Esto dependerá de factores como la existencia de medidas de control, el número de personas afectadas, la exposición al riesgo dentro de la empresa y el nivel de capacitación del personal para manejar la situación. Con base en estos factores, seleccione si la «Probabilidad« es «Remota», «Inusual», «Posible», «Recurrente» o «Frecuente».
7. Calificación de la gravedad o impacto
Utilice la lista desplegable para determinar el impacto, seleccionando entre «Mínimo», «Moderado», «Serio», «Elevado» o «Grande» para el proyecto o la empresa. Para evaluar correctamente el impacto, considere las opiniones de los jefes o encargados de cada área de la organización, así como la capacidad de la empresa para prevenir, manejar o mitigar estos riesgos.
8. Colorear las celdas de nivel de riesgo
Para que la columna «Nivel de riesgo» tenga colores que faciliten la identificación de su clasificación de manera automática, siga estos pasos.
Primero, en la segunda o tercera tabla, busque una celda que indique el grado «Bajo».
Luego, vaya a la pestaña «Inicio» y haga clic en el ícono de un bote de pintura (color de relleno). En la lista desplegable, elija «Más colores».
Aparecerá un cuadro donde deberá copiar el código del color y hacer clic en «Aceptar». Este paso es crucial para asegurar que el color coincida con el de las tablas predefinidas.
A continuación, seleccione toda la columna «Nivel de riesgos». En la misma pestaña de «Inicio», haga clic en «Formato condicional» y elija la opción «Nueva regla»
Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo donde deberá configurar lo siguiente:
Seleccione «Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan».
Especifique «Valor de la celda» y «Es igual a». En el recuadro siguiente, ingrese «Bajo» (o el nivel de riesgo que corresponda).
Más abajo, personalice el formato. Haga clic en «Formato», luego en «Más colores» y seleccione «Personalizado». Pegue el código de color copiado anteriormente, y haga clic en «Aceptar».
Repita el mismo procedimiento para las otras categorías de nivel de riesgo:
- Alto: Asigne un color rojo.
- Aceptable: Asigne un color amarillo.
- Tolerable: Asigne un color naranja.
Finalmente, su matriz de riesgos en Excel debería reflejar visualmente la clasificación de los riesgos mediante estos colores, quedando automático cada vez que cambie la probabilidad y el impacto.
Aspectos clave de nuestra plantilla de matriz de riesgo
La plantilla para el análisis de riesgos de Risk Consulting Global Group está diseñada para facilitar una evaluación exhaustiva. Está disponible en formatos de Excel y se organiza en varias secciones clave:
- Identificación de Riesgos: En esta sección, se detallan todos los riesgos identificados, clasificados en sus respectivas categorías, por ello, es esencial tener una lista clara para poder abordar cada riesgo adecuadamente.
- Evaluación: Aquí se asignan calificaciones a cada riesgo, tanto en términos de impacto (con una escala de 1 a 4) como de probabilidad; esta evaluación proporciona una visión cuantitativa del riesgo y ayuda a priorizar las acciones.
- Estrategias de Respuesta: Se enumeran las posibles estrategias para mitigar cada riesgo. Además, se identifica el factor desencadenante que activará estas estrategias, asegurando que las respuestas sean implementadas en el momento adecuado.
- Cálculo de Riesgo Residual: Después de aplicar las estrategias de mitigación, se calcula una nueva calificación de riesgo. Este valor refleja el riesgo residual y permite evaluar la efectividad de las medidas implementadas.
- Revisión y Monitoreo: La plantilla también sugiere un proceso de revisión periódica y monitoreo para ajustar las estrategias y recalcular el riesgo en función de nuevos datos o cambios en el entorno.
Elaborar un mapa de riesgos de manera manual puede resultar en un gasto considerable de energía, tiempo y recursos, por ello, en Risk Consulting Global Group le ofrecemos la solución ideal para agilizar y simplificar este proceso.
Contáctenos hoy mismo para brindarle una asesoría completa y personalizada, optimizando así sus recursos y garantizando un proceso más efectivo. ¡Agende su cita Aquí!
