Ante este desafío, la figura del Oficial de Cumplimiento tercerizado ha ganado terreno como una solución eficiente y estratégica. De esta manera, esta modalidad permite a las organizaciones contar con expertos externos que, además de asegurar el cumplimiento normativo, aportan experiencia especializada, flexibilidad y objetividad.
Tabla de contenidos
¿Qué es un Oficial de Cumplimiento Tercerizado?
Un Oficial de Cumplimiento tercerizado es un profesional independiente o una empresa jurídica externa al sujeto obligado que es contratada por una organización para asumir las responsabilidades del cumplimiento normativo y la gestión de riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPAMD), específicamente del sistema SAGRILAFT que deben establecer los sujetos obligados de acuerdo con las normas de Superintendencia de Sociedades en Colombia. Lo propio pueden hacer los sujetos obligados de SARLAFT 2.0, regulados por la Superintendencia de Vigilancia. Profundice en los 3 desafíos de los Oficiales de cumplimiento y cómo combatirlos
También se puede tercerizar un Oficial de Cumplimiento para el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) cuyo objeto es gestionar y supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos diseñados para prevenir, detectar y mitigar los riesgos de prácticas corruptas y soborno transnacional dentro de una organización. El PTEE es una obligación para casi todas empresas en Colombia que cumplan con lo estipulado en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica emitida por SuperSociedades.
Este modelo de tercerización permite a las empresas sujetos obligados de SAGRILAFT, SEALAFT 2.0 y PTEE delegar funciones críticas a expertos que no forman parte de la plantilla interna, pero que poseen la experiencia, formación, el conocimiento y las credenciales necesarias para garantizar el cumplimiento de las regulaciones vigentes.
Obligaciones de un Oficial de Cumplimiento Tercerizado
Específicamente el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica emitida por SuperSociedades, estipula en el literal “f” del numeral 5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento, que: Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de esta norma. Pero en la realidad el oficial de cumplimiento tercerizado se encarga de:
- Desarrollo e Implementación de Políticas: Crear y mantener políticas y procedimientos para prevenir y detectar actividades de LA/FT/FPADM, así como las normativas legales en materia de transparencia y ética.
- Monitoreo y Reporte: Supervisar las transacciones y actividades de la empresa para identificar y reportar operaciones sospechosas a las autoridades competentes.
- Monitoreo y Evaluación: Supervisar las actividades de la empresa para asegurar que se cumplan las políticas de transparencia y ética.
- Capacitación: Proporcionar formación continua a los empleados sobre las políticas de cumplimiento, éticas y las mejores prácticas.
- Difusión de información: Propagar información, noticias, normas hacia los grupos de interés y contrapartes para mantener actualizados en temas relacionados con las tipologías de LA/FT/FPADM, prácticas corruptas, soborno transnacional y su prevención.
- Documentación y Evidencia: Mantener toda la documentación y evidencia necesaria que demuestre el
- Evaluación de Riesgos: Realizar evaluaciones periódicas de riesgos para identificar áreas vulnerables y recomendar medidas correctivas.
- Auditorías Internas: Llevar a cabo auditorías internas para asegurar que las políticas y procedimientos se sigan adecuadamente, y a la vez evaluar la efectividad del programa de cumplimiento.
- Investigación y Reporte: Investigar posibles incumplimientos y reportar hallazgos a la alta dirección y, si es necesario, a las autoridades competentes.
- Reporte de Operaciones Sospechosas: Es responsabilidad del oficial de cumplimiento reportar cualquier operación sospechosa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).
- Documentación y Evidencia: Mantener toda la documentación y evidencia necesaria que demuestre el cumplimiento de las normativas y procedimientos establecidos.
Servicio de Tercerización del Oficial de Cumplimiento
Claves para tercerizar el cargo de Oficial de Cumplimiento de manera eficiente
Tomar la decisión de tercerizar el cargo de Oficial de Cumplimiento requiere un análisis cuidadoso de varios factores clave. El primer paso es evaluar las necesidades internas de la empresa, considerando si cuenta con los recursos y la capacidad suficiente para gestionar las funciones de cumplimiento de manera eficaz dentro de la organización.
Posteriormente, es fundamental seleccionar proveedores calificados con una sólida reputación y experiencia comprobada en el ámbito del cumplimiento normativo. Una vez elegido el proveedor, se deben definir claramente las expectativas a través de un contrato bien estructurado, que especifique las responsabilidades, niveles de servicio y los mecanismos de informe que serán implementados.
Además, es importante establecer un sistema de monitoreo y evaluación continua para garantizar que el proveedor cumpla con sus obligaciones de manera eficiente. Finalmente, se debe prestar especial atención a la confidencialidad de la información, asegurándose de que el proveedor cuente con políticas robustas para el manejo de datos sensibles. Estas acciones son esenciales para que la tercerización del Oficial de Cumplimiento sea una decisión exitosa y estratégica para la empresa.
La tercerización del cargo de Oficial de Cumplimiento puede ofrecer múltiples beneficios, pero también presenta ciertos riesgos que deben ser gestionados cuidadosamente. Al tomar una decisión informada y estratégica, las empresas pueden aprovechar las ventajas de este modelo mientras mitigan sus desventajas.
Un Oficial de Cumplimiento tercerizado puede ser una solución efectiva, siempre y cuando se tomen las medidas adecuadas para seleccionar y supervisar al proveedor externo. Contáctenos para conocer nuestra oferta de valor en el servicio de Oficial de Cumplimiento tercerizado.
Ventajas de tercerizar el Oficial de Cumplimiento
- Especialización y Experiencia: Los proveedores externos suelen tener un alto grado de especialización y experiencia en el campo del cumplimiento normativo y ética empresarial.
- Reducción de Costos: Puede ser más económico contratar a un tercero que mantener un equipo interno dedicado a estas funciones.
- Flexibilidad: La tercerización permite a las empresas ajustar el nivel de servicio según sus necesidades cambiantes.
- Objetividad: Un tercero puede ofrecer una perspectiva imparcial y objetiva, lo cual es crucial para la identificación y gestión de riesgos.
- Mejora de la Calidad: Los externos especializados suelen tener procesos optimizados y estándares de calidad elevados, lo que puede resultar en una mejora de la calidad de los servicios o productos.
- Innovación y mejora continua: Los proveedores de servicios de Oficial Tercerizado suelen estar al tanto de las últimas tendencias, tipologías y tecnologías, lo que puede impulsar la innovación y la mejora continua dentro de la empresa.
- Continuidad del Negocio: La Tercerización puede asegurar la continuidad de las operaciones en caso de ausencias imprevistas o rotación de personal, ya que los proveedores externos pueden ofrecer soluciones rápidas y efectivas. Final del formulario
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