Por mucho tiempo los canales de denuncia o líneas de ética han sido los medios más utilizados por las Compañías para recibir, gestionar y tramitar todos los requerimientos que con relación a corrupción y/o soborno transnacional se reciben cuando de Programas de Transparencia y Ética Empresarial se trata y si bien es una herramienta muy valiosa para las Compañía, también es una temática que suele generar muchas inquietudes respecto a ¿Cómo se debe implementar? ¿si debe ser un correo electrónico, un buzón o un número de teléfono? ¿Cuál es su fin y su alcance? ¿Quiénes son los responsables? ¿Cómo se debe gestionar? y ¿Qué garantías se deben brindar a los denunciantes? preguntas que se responderán en este artículo.
Tabla de contenidos
¿Qué es la línea ética?
La línea ética es una herramienta de comunicación utilizada en Colombia, Argentina y algunas regiones de México para que los empleados reporten actos ilegales o que vayan en contra del reglamento interno de una empresa.
Hoy en día, las organizaciones enfrentan constantemente dilemas éticos y morales dentro de sus operaciones. Para mitigar estas situaciones, una de las soluciones más utilizadas es el software de línea ética, este tipo de plataformas permite a los colaboradores denunciar de manera segura actividades ilícitas o comportamientos inadecuados, promoviendo una cultura empresarial basada en la ética y la transparencia.
Desde casos de acoso o discriminación, hasta el uso indebido de información confidencial o actos de corrupción, cualquier acción que contravenga las normas internas de una empresa debe ser evaluada e investigada. No abordar estos problemas puede generar consecuencias graves, tanto a nivel interno como legal. Precisamente, la línea ética busca prevenir estos riesgos y fomentar un ambiente de cumplimiento y confianza.
¿Qué tipos de situaciones pueden denunciarse a través de la línea ética?
La línea ética es una herramienta diseñada para reportar situaciones que vayan en contra de las políticas internas de una empresa, especialmente aquellas que vulneren principios éticos o morales, e incluso infracciones legales. Generalmente, las organizaciones contemplan los siguientes casos:
- Conflictos de intereses: Se pueden reportar casos en los que la relación personal o profesional entre empleados afecta la toma de decisiones o perjudique el bienestar general de la empresa.
- Acoso laboral: Situaciones de maltrato en el entorno de trabajo, como mobbing, amenazas, explotación, desprecio o abuso verbal, pueden ser denunciadas por la persona afectada o sus compañeros.
- Acoso sexual: La herramienta también permite reportar cualquier tipo de acoso sexual que atente contra la dignidad y los derechos de los empleados.
- Discriminación: Casos de trato desigual por motivos de raza, religión, orientación sexual, etnia u otras condiciones pueden ser reportados para que la empresa tome medidas correctivas.
- Tráfico de influencias: Se puede denunciar el uso indebido de una posición de poder para obtener beneficios personales en detrimento de la empresa.
- Seguridad en el trabajo: También es posible alertar sobre situaciones que pongan en riesgo la integridad de los empleados o que incumplan las normas de seguridad laboral.
- Incumplimiento de funciones: La línea ética permite reportar a empleados que, de manera recurrente, no cumplen con sus responsabilidades laborales.
- Ausentismo laboral: Se pueden registrar casos de inasistencia injustificada o incumplimiento reiterado del horario de trabajo.
- Sostenibilidad y medioambiente: Los trabajadores pueden denunciar prácticas irresponsables en el uso de recursos o actividades que afectan negativamente al entorno.
Implementación y medios más adecuados:
El canal de denuncia o línea ética (como se le ha denominado en muchas organizaciones) es un medio que demandan los Entes de Control cuando de gestión del riesgo de corrupción y soborno transnacional se trata. Dicho mecanismo debe diseñarse e implementarse según las características propias del sujeto obligado.
Respecto del método de recolección de denuncias, no se estipulan limitaciones, dejando abierta la posibilidad para que estos puedan implementarse a través de correos electrónicos, líneas de telefonía móviles o fijas, a través de un buzón (físico o digital) e incluso mediante una comunicación verbal con el encargado, resaltando únicamente que es fundamental garantizar los siguientes aspectos: confidencialidad, anonimato y la salvaguarda al denunciante.
Y aunque no existen condiciones específicas para su diseño e implementación, los aspectos mencionados ofrecen alguna guía sobre cuál es el mecanismo idóneo para establecer como canal de denuncia ya que, si bien todos los anteriormente enunciados pueden utilizarse como tal, no todos tienen la capacidad de satisfacer las tres (3) condiciones referenciadas y, además, puede que sus usuarios no los estimen como lo suficientemente confiables para su uso.
¿Cuál es el alcance de los canales de denuncia?
Los canales de denuncia y/o líneas de ética cuando hablamos específicamente de Programas de Transparencia y Ética Empresariales deben enfocarse en recibir denuncias y/o reportes asociados a corrupción y/o soborno transnacional, es decir, aquellos relacionados con delitos constitutivos de los mentados riesgos. Sin embargo, haciendo un análisis más amplio de la Circular Externa 100-000011 de 2021, también puede comprender la recepción de algunas otras circunstancias relacionadas con el Programa, como, por ejemplo:
- Transgresión a las políticas de:
- Regalos, obsequios y atenciones.
- Comisiones y remuneraciones
- Donaciones
- Contribuciones políticas
- Gastos por entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje.
2. Conflictos de interés.
3. Reportes de señales de alerta, y gestionar todos los casos que se reciben a través de los medios dispuestos para ello. Si bien su objeto principal
Encargados del Canal de Denuncias
La Circular Externa 100-000011 de 2021, emitida por la Superintendencia de Sociedades, establece la obligación de implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) para ciertos sujetos obligados. A menudo se supone que el encargado del canal de denuncias debe ser el Oficial de Cumplimiento. Sin embargo, un análisis detallado de la normativa revela que sus funciones en este ámbito se limitan a dos aspectos clave:
- Garantizar la implementación de canales adecuados para que cualquier persona pueda reportar, de manera confidencial y segura, incumplimientos del PTEE y actividades sospechosas de corrupción.
- Asegurar la confidencialidad y el anonimato de los informes recibidos.
Para cumplir con estos requisitos, el Oficial de Cumplimiento puede llevar a cabo actividades como:
- Solicitar presupuesto para el área de cumplimiento.
- Gestionar la contratación de un tercero para la implementación del canal de denuncias o línea ética.
- Verificar que el canal cumpla con las siguientes condiciones:
- Confidencialidad y seguridad para los denunciantes.
- Posibilidad de realizar informes anónimos.
- Adecuación de la metodología de gestión de denuncias a las necesidades de la empresa.
- Implementar directamente el canal de denuncias y desarrollar políticas que garanticen la confidencialidad y el anonimato de los reportes.
¿Quién debe gestionar y administrar el canal de denuncias?
Dado que los sujetos obligados tienen facultades de autorregulación, pueden decidir libremente quién administrará el canal. Algunas opciones incluyen:
- Contratar un tercero para gestionar la información recibida.
- Administración centralizada en compañías con presencia en Múltiples jurisdicciones, donde la información obtenida a través del canal es gestionada por la Casa Matriz a través del área corporativa competente.
- Gestión local por el Oficial de Cumplimiento de cada país o filial.
Recomendaciones para una gestión efectiva
Para garantizar el cumplimiento normativo y la transparencia en la administración del canal de denuncias, se recomienda:
- Incluir a los Oficiales de Cumplimiento en las investigaciones relacionadas con corrupción o soborno transnacional , permitiéndoles participar activamente o, en su defecto, compartirles los resultados bajo estrictas restricciones de confidencialidad.
- Definir en las políticas y procedimientos internos quién será el responsable de la administración del canal (Casa Matriz, tercer externo o área local).
- Asegurar que, aunque la administración del canal pueda delegarse, los Oficiales de Cumplimiento mantengan un nivel adecuado de participación y conocimiento sobre los casos relacionados con corrupción.
Gestión y Garantías para los denunciantes:
Los canales y/o líneas de ética deben gestionarse conforme a las políticas de la compañía y en cumplimiento de la norma vigente. Es fundamental garantizar que todos los denunciantes gocen de las garantías que les otorga el ordenamiento cuando hacen uso de estos canales, incluyendo la confidencialidad de su información y la posibilidad de mantener el anonimato, si así lo desean. En conclusión, la administración de los canales de denuncia es una pieza fundamental en los Programas de cumplimiento anticorrupción para fortalecer la ética empresarial y la transparencia. Si bien la gestión puede ser delegada a terceros, el Oficial de Cumplimiento debe mantener un rol activo y garantizar que se cumplan las normativas y los principios éticos corporativos. Esto no solo mitiga riesgos legales, sino que también refuerza la confianza de los grupos de interés en la organización.
