Algunas preguntas frente al Oficial de cumplimiento

Oficial de Cumplimiento; Riesgos LAFT
Juanita María Ospina

Juanita María Ospina

Gerente de División Compliance y Anticorrupción

Teniendo en cuenta que existen múltiples inquietudes con respecto al rol, limitaciones y alcances del oficial de cumplimiento en el sector real, es importante entender la conformidad con la regulación aplicable a los diferentes Sistemas de Gestión de Riesgos LA/FT (llámese SIPLAFT/ SARLAFT/ o SAGRLAFT).

¿Cuáles son las causales de Inhabilidad e Incompatibilidad?

Actualmente la circular de la Superintendencia de Sociedades no consagra ninguna inhabilidad o incompatibilidad específica. Es el mismo Sistema el que debe contemplar las funciones, responsabilidades, atribuciones, perfil, incompatibilidades e inhabilidades del Oficial de Cumplimiento.

Superintendencia de Sociedades se pronunció con el Oficio 220 061055 del 10 de junio de 2019, en el cual señaló lo siguiente:

«En consecuencia, en cuanto concierne a las sociedades vigiladas por esta Superintendencia, corresponde a la Junta Directiva o al Máximo Órgano Social, y no una entidad de certificación privada, definir en cada caso concreto, lo concerniente a la ocurrencia, trámite y definición de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento, conforme a la reglamentación que se haya expedido en su propio Sistema de SAGRLAFT.»

¿Puede el área legal asumir las veces de Oficial de cumplimiento?

Claramente no existe impedimento alguno para que una persona del equipo legal asuma como oficial de cumplimiento. Salvo que las funciones actualmente asignadas a ese cargo conlleven a una posible transgresión o incursión en un conflicto de intereses.

¿Es posible tercerizar la figura del oficial de cumplimiento?

Bajo ninguna circunstancia se puede delegar en un tercero las funciones.  De conformidad con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades:

“No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de Cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación de Operaciones Inusuales o con la determinación y reporte de Operaciones Sospechosas”.

Ahora, ello no impide que se contrate el apoyo o acompañamiento de algunas de las actividades, tales como:

  • Diseño de las herramientas como matrices de riesgo y señales de alerta.
  • Contribución al diseño de metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT, entre otros.

¿Cada empresa debe tener su propio Oficial de Cumplimiento?

Las empresas debe tener su propio oficial de cumplimiento, considerando que:

  • Deben adoptar su propio Sistema de Gestión de Riesgos de LA/FT.
  • Siempre debe haber un responsable designado del Sistema.
  • No se puede tercerizar el rol del Oficial de Cumplimiento. Es decir, debe ser empleado de la empresa.

Sin excepción alguna para grupos empresariales o situaciones de empresas controlantes y controladas, con lo que se entiende que cada una debe tener su propio oficial de cumplimiento.

¿El suplente puede asumir otras funciones considerando que en ausencia no estará destinado en forma exclusiva a LA/FT?

Para responder este interrogante se debe precisar, que:

  1. Normativa aplicable al sector real no exige la presencia de oficiales de cumplimiento suplentes: El capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades no hace alusión alguna a la necesidad de contar con uno.
  1. De preverse un suplente, el mismo debe suplir la figura del principal, siendo exigible que cumpla con las mismas calidades y cualificaciones: Considerando la importancia de este rol en la empresa, sí se debe prever el paso a seguir ante ausencias del oficial de cumplimiento de manera que siempre se cuente con un tercero que lo pueda reemplazar en sus faltas temporales o absolutas con todas las calidades y cualidades que él mismo ostenta.
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